Dokument JEDZ jako nowy obowiązek nałożony na Wykonawcę, a praktyczne problemy jego zastosowania

Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ) jest jednym z istotniejszych rozwiązań nowych dyrektyw zamówieniowych, mającym na celu uproszczenie procedur, jak i ułatwienie dla wykonawców i zamawiających.

Nadrzędnym celem Komisji Europejskiej przy tworzeniu JEDZ było zastąpienie rozbieżnych krajowych oświadczeń własnych jednym standardowym formularzem ustanowionym na szczeblu europejskim.

Nowe dyrektywy unijne w tym zakresie, zgodnie z pierwotnymi założeniami miały zostać implementowane w terminie do dnia 18 kwietnia 2016 r. Nie zmienia to jednak faktu bezpośredniego obowiązywania Rozporządzenia wykonawczego Komisji 2016/7 z 5 stycznia 2016 r., ustanawiającego standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia. Uwzględniając zasadę bezpośredniej skuteczności dyrektyw w odniesieniu do JEDZ oznacza, że wykonawca ma prawo do wykazywania:

  1. spełniania warunków udziału w postępowaniu,
  2. braku podstaw do wykluczenia,
  3. spełniania kryteriów selekcji

przy wykorzystaniu formularza JEDZ, a zamawiający zobowiązany jest ten dokument przyjąć.

Co istotne, obowiązek złożenia przez wykonawcę oświadczenia z wykorzystaniem formularza JEDZ odnosi się to do postępowań prowadzonych w procedurze przekraczającej progi unijne. W postępowaniach prowadzonych w procedurze krajowej wykonawcy będą składali oświadczenie własne w zakresie wskazanym przez zamawiającego.

Dokument JEDZ został ostatecznie implementowany do polskiego porządku prawnego na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie Ustawy prawo zamówień publicznych (Dz.U. z dnia 13 lipca 2016 r., poz. 1020) (dalej: „Nowelizacja”), obowiązującej od dnia 28 lipca 2016 r. –zmieniającej dotychczasowe brzmienie art. 25a. 1. Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) (dalej ,,PZP”).

Zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem przepisu: Do oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wykonawca dołącza aktualne na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca:

1) nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu;

2) spełnia kryteria selekcji, o których mowa w art. 51 ust. 2, art. 57 ust. 3 i art. 60d ust. 3.

JEDZ składany będzie przez wykonawcę wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu bądź ofertą w zależności od trybu postępowania. JEDZ stanowi zaktualizowane formalne oświadczenie własne wykonawcy, będące dowodem wstępnym zastępującym zaświadczenia i inne dokumenty wydawane dotychczas przez organy publiczne lub osoby trzecie

Co istotne po Nowelizacji, w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia JEDZ zobowiązany jest złożyć każdy wykonawca. Ponadto w sytuacji, gdy wykonawca w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu polega na zasobach podmiotów trzecich, wówczas zobowiązany jest złożyć JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby w zakresie, w jakim wykonawca korzysta z zasobów podmiotu trzeciego, a także w zakresie podstaw do wykluczenia podmiotu udostępniającego zasoby. Wykonawca składa również JEDZ dotyczący podwykonawców, którym zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia (gdy zamawiający wymaga takiego wskazania) w zakresie podstaw wykluczenia w stosunku do podwykonawców.

JEDZ do czasu wejścia w życie obowiązkowej komunikacji elektronicznej składany będzie w formie pisemnej. Obowiązkowa elektronizacja zamówień publicznych wejdzie w życie z dniem 18 października 2018r., zaś w przypadku postępowań prowadzących przez centralną jednostkę zakupową elektronizacja została odroczona do 18 kwietnia 2017r.

Po roku stosowania JEDZ Komisja Europejska dokona przeglądu praktycznego stosowania dokumentu i przedstawi stosowne sprawozdanie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie. Ponadto Komisja może wziąć pod uwagę ewentualne sugestie mające na celu poprawę funkcjonalności tego dokumentu, w szczególności w ramach poszerzenia możliwości uczestnictwa w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego dla małych i średnich przedsiębiorstw, lub potencjalne uproszczenia w ramach określonych w dyrektywie.

Dokument JEDZ podzielony został na kilka części. Pierwsza część zawiera informacje dotyczące przedmiotu postępowania oraz zamawiającego, jest to część wypełniania przez zamawiającego. Druga część zawiera informacje dotyczące bezpośrednio wykonawcy i jest przez niego wypełniana. Trzecia część JEDZ ma na celu zweryfikowanie braku podstaw do wykluczenia wykonawcy. Czwarta część zawiera dane dotyczące kompetencji, doświadczenia oraz potencjału wykonawcy. Kolejna część to miejsce na dodatkową punktację z zakresu kryteriów oceny ofert, taka weryfikacja ma miejsce w przypadku postępowań dwuetapowych. Ostatnią część JEDZ stanowią oświadczenia końcowe.

Należy pamiętać, że nadrzędnym celem wprowadzenia instytucji dokumentu JEDZ do polskiego porządku prawnego było uproszczenie samej procedury składania dokumentacji przez wykonawców, jak również przyśpieszenie czasu trwania postępowania. Na mocy poprzednio obowiązującego brzmienia PZP, pośród dokumentów dotychczas składanych przez wykonawców uczestniczących w postępowaniach znajdowały się m.in. zaświadczenia z urzędu skarbowego, ZUS-u, dokumenty potwierdzające niekaralność członków zarządu, listy osób mających realizować zamówienie, sprzętu, którym dysponuje wykonawca, polisy ubezpieczeniowe itp. W praktyce skutkowało to obszernością dokumentacji przy każdym z toczących się zamówień. Ponadto obowiązek starannego zbadania tak licznej ilości dokumentów skutkował koniecznością zaangażowania zarówno czasu, jak i osób po stronie zamawiającego. Takie badanie dokumentacji odnosiło się zarówno do wykonawcy wygrywającego przetarg, jak i do wykonawcy oferującego najwyższą cenę, a więc nie mającego realnej szansy na wybór jego oferty.

Jednakże praktyczne zastosowanie JEDZ, budzi coraz więcej wątpliwości. Jednym z problemów, jakie może napotkać wykonawca, jest sposób prawidłowego wypełnienia formularza JEDZ, chociażby z uwagi na terminologię nie znajdującą odzwierciedlenia w instytucjach ustawy PZP. Taki problem spowodowany jest w głównej mierze zastosowaniem niemal literalnego tłumaczenia treści wzoru standardowego formularza określonego w Rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej wydanym na podstawie art. 59 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust 3 dyrektywy 2014/25/UE.

Kolejnym problemem jaki może mieć miejsce przy wykorzystaniu formularza JEDZ jest obowiązek składania takiego dokumentu w przypadku polegania wykonawcy na zdolnościach innych podmiotów dotyczące tych podmiotów, w których potwierdza spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji w zakresie, w jakim powołuje się na zasoby tych podmiotów. Mając na uwadze, że wypełnienie dokumentu JEDZ jest powiązane z nowymi, restrykcyjnymi przesłankami wykluczenia z zamówienia. Oznacza to, że wszelkie nieprawidłowości w tym oświadczeniu, spowodowane brakiem pełnych informacji ze strony podmiotu trzeciego, mogą być potraktowane jako wprowadzenie zamawiającego w błąd lub zatajenie informacji, ze skutkiem wykluczenia danego wykonawcy z postępowania.

Po Nowelizacji, zgodnie z art. 26 ust.2 f PZP Zamawiający ma uprawnienie do żądania na każdym etapie postępowania kompletu bądź niektórych dokumentów. Taka okoliczność, może skutkować w praktyce koniecznością kompletowania całości dokumentacji przetargowej aktualnej w dacie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Ryzyko wylegitymowania się takimi dokumentami istnieje przez cały okres brania udziału w postępowaniu, zaś obligatoryjnie taki obowiązek aktualizuje się w chwili wyboru oferty określonego wykonawcy przez zamawiającego. W konsekwencji takie rozwiązanie skutkuje zwiększeniem formalizmu postępowania, nie zaś jego ograniczaniem.

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie obligatoryjnie wezwany przez zamawiającego do złożenia w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 10 dni w przypadku postępowań o wartościach przekraczających tzw. progi unijne oraz nie krótszym niż 5 dni w przypadku pozostałych) do złożenia kompletu dokumentów. Pewnym uproszczeniem jest fakt, iż po Nowelizacji zamawiający nie będzie mógł żądać dokumentów, możliwych do uzyskania z ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, takich, jak chociażby informacje z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, pobrane na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 168, poz.1186, z późń. zm.).

Dokonując oceny wprowadzenia do PZP instytucji JEDZ, niewątpliwie na aprobatę zasługuje faktyczne ograniczenie ilości dokumentów składanych przez wykonawcę, a co za tym idzie szybkość postępowania. Odnosząc się do kwestii praktycznych problemów w stosowaniu nowych przepisów PZP, to dopiero dokonywanie interpretacji obowiązujących przepisów przez chociażby KIO, pozwoli wypracować odpowiedzi na pojawiające się wątpliwości.

                                                                                                                   Anna Oleksiewicz, Katarzyna Szlachetka

Kinga Cekiera

Kinga Cekiera

Jestem radcą prawnym, członkiem Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie oraz absolwentem Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
Posiadam bogate doświadczenie w obsłudze projektów infrastrukturalnych finansowanych ze środków unijnych oraz z zakresu prawa obrotu nieruchomościami. Reprezentuje Klientów w postępowaniach sądowych i sądowo – administracyjnych. Od wielu lat doradzam Klientom w procesie przygotowania, realizacji oraz rozliczenia inwestycji, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Świadczyłam usługi doradztwa prawnego m.in. przy realizacji takich projektów jak: modernizacja linii kolejowej E30/C-E30, odcinek Kraków – Rzeszów (wartość projektu ok. 4,5 mld zł), rozbudowa zakładu produkcyjnego – fabryki płytek ceramicznych i klinkierowych (wartość inwestycji ok. 120 mln zł), modernizacja linii kolejowej Warszawa-Łódź (całkowity koszt projektu ponad 1 mld zł), udrożnienie Łódzkiego Węzła Kolejowego (TEN-T) (całkowity koszt projektu ponad 1,4 mld zł).

Obecnie jestem partnerem zarządzającym kancelarii Brevells Cekiera Oleksiewicz sp. k., prowadząc w ramach tej kancelarii praktykę prawa w obszarze infrastruktury i środowiska oraz nieruchomości i sporów sądowych.
Kinga Cekiera